طريقة كتابة تقرير … قبل الافتتاح بكتابة التقرير ينبغي التعرف على تعليمات الكتابة والتي تحدد طراز التقرير وتنسيقه وكيفية مقر محتواه، حيث تتيح تلك المعلومات على شكل كتيب ولا تتشابه من صيغة إلى أخرى، فالتقارير الدراسية مثلا لا تتشبه عن هذه الرسمية، لهذا يجب قراءة كتيب النصائح المقدم من الجهة المراد إرسال التقرير إليها.
إن لم يختص التقرير المرغوب بموضوع معين يفضل اختيار موضوع محبب للكاتب وذلك للانشغال والتلذذ طوال الكتابة، حيث يؤدي السأم إلى ضعف في التقرير وصعوبة في الكتابة.
لا يستحب الإتساع الضخم في كتابة التقارير، حيث يكون سببا في عدم ترتيب وخسارة قليل من الأفكار الرئيسية خلال الكتابة، لهذا يلزم تحديد المسألة قدر الإمكان وبحسب المرغوب من التقرير فحسب.
البحث عن المعلومات
تخضع عملية البحث عن المعلومات لأسس وقواعد وتعليمات عامة يلزم إتباعها لضبط توثيق مقبول، وهي كما يلي
البحث عن المعلومات في منابع ومراجع موثوقة، فمهما كانت جودة كتابة التقرير إلا أن المراجع الموثوقة هي الأكثر أهمية، حيث يستحب وجود أصل أو مصدرين في كل صفحة من صفحات التقرير، مثلما يمكن الاستعانة بالدراسات الميدانية وغيرها عند كتابة تقارير الجهد.
يساعد الاستعانة بالمكتبة في الاستحواذ على البيانات الحادثة للتقرير، كما يساعد أمين المكتبة بشكل ملحوظ في البحث عن البيانات المرغوب الحصول أعلاها.
لدى البحث عن البيانات باستخدام الشبكة العنكبوتية يلزم التنبه جيداً للمواقع والصفحات التي تشتمل على تلك البيانات، بحيث يمكنه أي فرد الكتابة والنشر على الإنترنت الأمر الذي يجعل الوثوق بهذه البيانات أمرا صعباً، فمثال على ذلك يمكن الاستعانة بالمواقع الرسمية والمنظمات والمقالات المكتوبة من قبل متخصصون متخصصين بالمجال المراد الكتابة عنه.
الاستعانة بمصادر البيانات المستخدمة بتقارير مشابه للتقرير المرغوب كتابته.
كتابة جميع المعلومات الحاضرة عن الأصل من إسم مؤلف وتاريخ النشر وغيرها، مثلما يقتضي ذكر ما إذا تم اقتباس معلومات من المرجع باهتمام.
ترتيب الأفكار والمعلومات المرغوب كتابتها في التقرير، مثلما يلزم تنسيقها وتنظيم العناوين والمواضيع التي سيشملها التقرير.
كتابة المسودة
المسودة هي نسخة اولية عن التقرير، وتتميز بقابليتها للتقويم والتنسيق، حيث يقتضي اتباع جميع النصائح المطلوبة من الجانب المرغوب إرسال التقرير إليها مثل كمية الخط والهوامش، وصفحة العنوان، وجدول المحتويات، مثلما يلزم ذكر مبسط لما يحتويه التقرير في الصدارة والنتائج والمقاصد، ويفضل ان تذكر الشروحات والدلائل على المعلومات المنوه عنها في التقرير.[١]
إعادة نظر التقرير
هي أحدث خطوة من خطوات كتابة التقرير، وتشتمل على مراجعة جميع خطوات كتابة التقرير الفائتة وفيما يلي قليل من التعليمات لمراجعة التقرير بنجاح:
تدقيق الإخطاء الإملائية.
قراءة جميع الجمل من بدايتها حتى النهاية.
مناظرة جميع المطاليب بما تم كتابته بالتقرير.
طلب المعاونة من مدقق خارجي ولذا لضمان دقة إعادة النظر.
أشكال التقارير
كتابة التقارير هو كلف مهم بشكل كبيرً لتقديم البيانات، إلا أن تتباين هذه التقارير عن بعضها باختلاف الغاية من كتابتها، حيث توجد خمسة أنواع رئيسية للتقارير كالتالي:
التقارير غير الرسمية
يبقى للتقارير غير الموثق والرسميّة نوعين رئيسيين، طويل وقصير، بحيث يحتوي كل مهما على المكوّنات الأساسيّة التي هي عبارة عن:
الواجهة (تحتوي على العنوان، والغرض من التقرير ونطاقه).
المناقشة (تتضمن على سائر أقسام الحوار من شروحات ونتائج).
النهاية (الاستنتاجات المتوصّل إليها، تبعاً للغرض الرئسيس من التقرير)، بل التقارير الطويلة تشتمل على بضعة مكونات تنسيقيّة تكميليّة، كالعناوين الفرعيّة، الضرائب البيانيّة، الجداول والتعدادات النقطيّة،
التقارير الرسمية
من الأمثلة المنتشرة على التقارير المعترف به رسمياّة الرسالة العلميّة، والتي يراعى فيها اشتمالها على إرشادات جلية عن ما تحتويه الرسالة، وتتكون من
المذكرة أو برقية الكلام، تشتمل على ملخّص ولمحة عن ما يبقى في ضِمن التقرير.
- صفحة العنوان.
- ملخص تنفيذي.
- جدول محتويات.
- المقدمة.
- محتوى التقرير.
- الخاتمة.
- جدول المصادر.
- الملحقات.
التقارير الدورية
تعتبر التقارير بطولة الدوريّة طريقة لإيصال البيانات للمدراء، خاصّة البيانات المتعلّقة بالإنجازات، الأحكام المتخذة، والغايات المنجزة، حيث تتميز هذه التقارير بأنها موجزة، وشاملة، تتكوّن من:
العنوان والتسميّة، يوضّح على يدها صنف التقرير، الفترة الزمنيّة المتعلّق بها، وتاريخ تقديمه، وكاتب التقرير، مع الحذر والتدقيق على انتباه كتابته تبعاً لقالب أو قدوة محدد.
الإنجازات الحاضرّة، إضافةً لأيه غايات وإنجازات مستقبليّة متوقّعة.