كيف تقدم تقريرا؟ سؤال تهم إجابته مجموعة كبيرة من الأشخاص سواء كانوا طلابًا أو موظفين ، حيث أن التقرير من الوسائل التي تهدف إلى تقديم ملخص يجمع البيانات والحقائق المختلفة بناءً على الأدلة الحقيقية المقدمة كاتب التقرير بكل موضوعية وحيادية لأن كيفية كتابة التقرير ترتبط أولاً بالمعلومات الضرورية التي تخدم الغرض. يتم توثيقه حسب الوقت والتاريخ ، وثانيًا ، حسب نوع التقرير نفسه.
الغرض من كتابة التقرير
تختلف أغراض كتابة التقرير اعتمادًا على الغرض منه: قد ترسل تقريرًا مدرسيًا عن زيارة متحف ، أو تقريرًا إلى مشرفك في العمل حول تطوير المبيعات على مدار فترة زمنية ، أو تقرير إخباري يُستخدم بشكل خاص في المجال الإعلامي ، ولكن يبقى الغرض الرئيسي من كتابة أي نوع من التقارير هو تقديم معلومات معينة وإكمالها بدقة وموضوعية ووضوح في شكل موجز يفهمه المستلم ويمكنه بناءً على ما ورد فيه اتخاذ القرار.
كيفية عمل تقرير
هناك عدة خطوات يجب عليك اتباعها لكتابة تقرير جيد ، ويوضحها ما يلي:
- تحديد موضوع الورقة: يجب أن تكون المشكلة التي تم تناولها في الورقة واضحة ، ويجب الحرص على نقل المعلومات بطريقة منظمة لتوضيح الأفكار بطريقة منطقية ومتماسكة وسهلة الفهم.
- استخدام مصادر المعلومات: من المهم جدا إرفاق التقرير بمصادر المعلومات. من الضروري التأكد من أنها موثوقة وواقعية وذات صلة بموضوع التقرير.
- الكتابة المسبقة: المسودة ضرورية لتقديم الأفكار وتعديلها بحرية حتى يتم الوصول إلى الشكل النهائي ، وفي هذه المرحلة يجب وضع مسودة أولية لتنظيم سرد الأفكار والمعلومات.
- التقرير: بعد مراجعة النسخة الأصلية أي. المسودة ، والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية أو المعلومات الخاطئة أو المعلومات غير المؤكدة ، وكذلك التحقق من الترتيب المنطقي لعناصر التقرير وإدراج المصادر ، يتم إعداد النسخة النهائية وإرسالها.
نصائح لكتابة تقرير جيد
قبل الإجابة على سؤال حول كيفية كتابة تقرير ، من المهم أن تتعرف على بعض التفاصيل التي تساعد في إنشاء تقرير جيد ، وهي:[1]
- ابدأ بكتابة الخطوط العريضة لكل قسم من التقرير ، ثم حددها في كل قسم.
- حدد مخططًا للفقرة يتضمن كيفية تقديم الأفكار.
- تساعد كتابة الأفكار في شكل جملة في تنظيم التقرير.
- يجب مراعاة الرسوم البيانية والأشكال والجداول لأنها تشكل جزءًا مهمًا من التقرير.
- موقع المصادر المختلفة التي تم الاعتماد عليها في كتابة التقرير.
تقرير عناصر البناء
يتم تقديم تصميم التقرير في هيكله ومكوناته وإرشاداته للشكل العام ، وهو نصف الإجابة على السؤال “كيف أقوم بإعداد تقرير؟” يمكن تمثيل هذه العناصر على النحو التالي:[2]
- العنوان: يعبر عن الفكرة الرئيسية لموضوع التقرير ، يجب أن يكون ممتعًا للقارئ وواضحًا في محتواه.
- الملخص: استجابة لجوهر التقرير يجب أن يكون قصيراً ولا يتجاوز فقرتين.
- المقدمة: تحتوي المقدمة على إجابات المشكلة المطروحة في التقرير وحلولها.
- معلومات أساسية: تعرض البيانات المختلفة التي تشكل جوهر المشكلة.
- القسم المنهجي: يتضمن هذا الجزء عدة تفاصيل: المجالات الرئيسية التي ستبنى عليها منهجية التقرير ، وشرح هذه المنهجية ، وتعريف جميع المصطلحات الفنية المستخدمة في التقرير.
- النتائج: تعكس ما تم إنجازه فيما يتعلق بالموضوع المعروض في التقرير.
- التوصيات: الفرضيات التي يمكن أن تكون حلاً للمشكلة.
- الاستنتاجات: تعبر عن الأسئلة الناشئة عن الموضوع أو المشكلة التي تم تناولها في التقرير.
في وقت سابق ، في هذه المقالة ، أجبنا على سؤال حول كيفية إعداد تقرير ، وتقديم العناصر المختلفة لإنشاء تقرير ، ومعايير وعناصر التقرير الجيد ، وأخيرًا خطوات كتابته بالتفصيل ، من تحديد الموضوع إلى ترسل.