كيفية كتابة تقرير عن موضوع يجذب الكثير من الناس. في أنواع التقارير المختلفة ، نجد كل منها مخصصًا لغرض معين يتطلب من كل شخص إتقان كتابته وفقًا لخطوات بسيطة توفر الكثير من المشاكل ، خاصة أنها أصبحت جزءًا من الحياة المهنية والأكاديمية ، رغم أن البعض يعتقد ذلك أن إعداد التقارير أمر صعب ولكن اتباع خطوات ومنهجية معينة يجعل الأمر سهلاً وممتعًا أيضًا.
أنواع التقارير
قبل التفكير في كيفية كتابة التقرير ، يجدر أولاً ذكر الأنواع المختلفة منه ، والتي تشمل:
- التقارير الرسمية وغير الرسمية: يختلف هذان النوعان من التقارير من حيث شكل الكتابة ، حيث نعتبر التقارير الرسمية أكثر تنظيماً مقارنة بالتقارير غير الرسمية ، بالإضافة إلى كونها قائمة على الحيادية واستخدام المصطلحات المهنية والأكاديمية ، بينما نجد تقرير غير رسمي بلغة عادية بسيطة ويأتي في شكل رسالة قصيرة.
- تقارير طويلة وتقارير قصيرة: بعض التقارير موجودة في صفحة واحدة ، لذا فهي تعتبر تقارير قصيرة مقارنة بغيرها يمكن أن تتجاوز عشرين صفحة ، حيث تكون التقارير الطويلة أكثر رسمية وتتضمن الكثير من التفاصيل الدقيقة.
- التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية: يختلف هذان النوعان في طبيعة المعلومات التي تحتويها. تتضمن التقارير الإعلامية الكثير من المعلومات المهمة والواضحة التي تربط أجزاء مختلفة من الشركة ، بينما يتناول التقرير التحليلي دراسة مشكلة معينة واقتراح الحلول لها.
- تقارير العروض: تعتمد العديد من الشركات على تلبية بعض احتياجاتها عن طريق إرسال دعوة. تقوم شركة أخرى بإعداد وتقديم تقرير اقتراح يوضح بالتفصيل كيفية تلبية تلك الاحتياجات وحل المشكلات الحالية.
- التقارير الرأسية والتقارير الجانبية: يعتمد الاختلاف بين هذين النوعين على مستوى إرسال التقرير نفسه ، وتصنف الأقسام المتبقية على أنها تقارير جانبية.
- التقارير الداخلية والتقارير الخارجية: الفرق بين هذين النوعين هو مستوى مشاركة التقارير. إذا تم تبادلها داخل المؤسسة نفسها ، فهي داخلية ، ولكن إذا تم إرسالها إلى شركات وهيئات أخرى لا علاقة لها بأقسام المؤسسة نفسها ، فهي خارجية.
- التقارير الدورية: هي تقارير مجدولة على أساس منتظم وفي تواريخ معينة ، والتي يتم توزيعها عموديًا بشكل أساسي من الموظفين إلى المدير وتهدف بشكل أساسي إلى السيطرة. يمكن طباعتها مسبقًا وتجهيزها ببيانات تم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر لاعتماد نموذج موحد.
- التقارير الوظيفية: يتم تسمية عدد كبير من التقارير حسب الغرض منها ، وأشهر هذه التقارير التقارير المالية ، وتقرير التسويق ، والتقرير المحاسبي ، ويمكن الرجوع إلى هذا النوع بجميع الأنواع السابقة.
كيف تكتب التقرير
تعتمد طريقة كتابة التقرير على عدد من الخطوات البسيطة التي يجب مراعاتها في نفس الوقت وهي:
- تحديد الموضوع ونوع التقرير: تتضمن هذه الخطوة تحديد ما يجب أن يتضمنه التقرير من حيث الموضوعات والمعلومات. وهنا تحتاج إلى توخي الحذر لمعرفة شكل التقرير وكيفية تنسيقه وتنظيم محتواه وتحديد مختلف الشروط المرجعية من خلال قراءة تعليمات الكتيب وبعد مراجعة أي معلومات إضافية.
- جمع المعلومات: تهدف هذه الخطوة إلى إيجاد مصادر المعلومات اللازمة للتقرير ، والتي يجب أن تكون موثوقة ورسمية. يمكنك استخدام المكتبة والتقارير المماثلة أو البحث في الإنترنت ، ولكن يجب أن تعتمد فقط على المواقع الإلكترونية الرسمية ، مثل المواقع الإلكترونية للهيئات الحكومية والمنظمات الدولية وغيرها ، ثم تنظيم هذه المعلومات وتجميع عناصر التقرير.
- كتابة مسودة: يعد إعداد المسودة خطوة مهمة في كيفية كتابة التقرير ، حيث إنها نسخة أولية يمكن تغييرها ويجب أن يأخذ تنسيقها في الاعتبار التعليمات المختلفة التي تطلبها المنظمة لتقديمها مع التقرير ، مثل كعناوين ومحتوى وهوامش وحجم خط ، بالإضافة إلى ضرورة احتواء المسودة على مقدمة. يتم تقديم ملخص موجز للأهداف والنتائج ، ويتم توفير النسخة مع الشروحات والأدلة على المعلومات الواردة في التقرير.
- مراجعة التقرير واعتماد النسخة النهائية: هذه الخطوة هي المرحلة الأخيرة لكتابة التقرير ، وقبل الموافقة عليه من الضروري التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية ونحوية ، وأن كل متطلب يتوافق مع ما ورد في التقرير وفي نهاية التقرير استنتاج وتوصيات.
ميزات كتابة التقرير
لإتقان هذا الفن ، لا يكفي تحديد كيفية كتابة تقرير ، فمن الضروري أن تتعرف على الخصائص المختلفة لهذا النوع من الكتابة ، وهي:
- ركز على دعم تقريرك بمصدر قيم وموثوق للمعلومات.
- كن دقيقًا وتجنب أي تحريف.
- الكتابة بطريقة واضحة لا تشوش أو تشتت القارئ.
- احتفظ بالمعلومات موجزة وتجنب التفسيرات الطويلة.
في وقت سابق من هذا المقال ، تحدثنا عن كيفية كتابة تقرير فعال ومفيد ، والنظر في أنواع التقارير المختلفة وتفصيل المراحل والخطوات المختلفة لإعداد التقرير ، بالإضافة إلى جميع الخصائص التي يجب مراعاتها في هذا النوع. الكتابة.